Forum genealogica.ro

Un subiect destul de dezbătut pe forumurile de afară, dar și pe grupurile genealogice îl reprezintă modul de organizare a documentelor genealogice. Cu toți știm că în timp documentele se strâng și devin din ce în ce mai multe. Cum păstrați aceste dovezi genealogice: fizic, digital sau câte un pic din cele două?
Eu înclin spre ultima variantă, mai mult din lipsă de timp. Aș prefera digital, din lipsă de spațiu, dar în același timp îmi e frică și de pierderea arhivei dacă se strică calculatorul.
Pe calculator, am mai multe foldere, fiecare cu numele de familie. Mai departe există subfoldere pentru fiecare persoană în parte care poartă respectivul nume de familie. Pentru femei am ales să le numesc folderul cu numele de căsătorie și în paranteză numele de fată după modelul Popescu (Ionescu) Ioana și îl țin în folderul cu numele de familie Popescu. Acolo unde numele se repetă mai pun în numele folderului o paranteză cu anii de naștere și de deces.
Voi cum procedați

Eu țin totul digital în trei copii:
- una curentă
- una de backup, pe un HDD extern ținut într-un alt loc
- una pe cloud

Organizate în foldere pentru fiecare persoană:
Popescu Ion, 1880
Popescu Maria (căsătorită Ionescu), 1860

Eu țin cam totul digital, în special pentru că nu dețin multe documente fizic. Ce mi-a mai picat în mână (fotografii, documente) mă străduiesc să le scanez. Sunt convins că nu sunt singurul "arhivar" al familiei de pe aici. Oricum, dacă aș deține documente originale în format fizic, le-aș păstra cu mare grijă.

Organizarea mea nu e foarte riguroasă, dar am optat pentru gruparea în principal după sursă. Am câte un folder pentru surse ca FamilySearch, Ancestry, (e)ANR, diverse arhive civile, parohii, arhive episcopale, cimitire, ADT, biblioteci digitale etc. Mi-e mai ușor să le regăsesc așa pentru că știu de unde le am. Așa, structura mea locală e un fel de "oglindă" a lumii exterioare.
Planul e să le pot atașa gradual la profilele din arbore (Gramps).
Nu am foldere individuale în general, iar pentru familia imediată (2-3 generații) le păstrez într-un folder separat.
Mai am un folder de "intrări" care sunt mai mult sau mai puțin ordonate, mai ales dacă cercetez o anumită temă. Pot fi foldere pe localități, ramuri familiale, evenimente istorice, grupuri etnice etc.

Multă lume preferă să grupeze documentele nominal (mai ales la americani, unde ai documente de emigrare, niște recensăminte, poate documente militare la fiecare persoană). Eu nu am vrut asta pentru că am și documente care se referă la mai multe persoane de interes și nu vreau să le duplic, iar în unele localități prefer să păstrez întregul registru matricol, fiind aproape pe fiecare pagină cineva înrudit cu mine.

Orice sistem va avea avantaje și dezavantaje, important e să alegi unul care ți se potrivește. Atunci știu că al meu merge, când găsesc din nou un document de care uitasem, și ajung să încerc să-l salvez în același loc, sub același nume.

Am votat "fizic și digital" însă nu știu precis la ce fel de documente fizice vă gândiți. Dețin documente fizice originale (pe acelea clar le păstrez) însă dacă vorbim despre acte identificate în arhive, pe acelea nu le păstrez decât în format digital (nu le printez).

Ca structură, de când cu proiectul genealogica (la început o formă de a sistematiza cât de cât documentele personale colectate de prin arhive), am renunțat la categorisirea în funcție de familie/persoană din familia apropiată/extinsă și am mers doar pe surse și localități. Iar în arborele local FTM (Family Tree Maker) fiecare persoană din arbore are atașate sursele în care apare.

Fotografiile le scanez format tif și le păstrez în Google Photos. Pozele fizice, dacă sunt adunate ("preluate"  ;D ) din colecția familiei apropiate, rămân la păstrare în file transparente (acid-free), iar cele adunate de la familia extinsă sunt doar scanate și returnate.  :( 

Citat din: Petrus din Iul 16, 2024, 03:43 PMMultă lume preferă să grupeze documentele nominal

Clarific puțin practica mea. Sursele sunt în foldere separate, grupate pe tipul sursei (stare civilă, monitorul oficial) și localități. Suplimentar, pentru membrii familiei am foldere individuale cu copii ale actelor și documentelor care îi vizează. Când le prezint rudelor, fac și o copie adnotată:
Mitrea Ioan, 1840 - Certificat de botez adnotat.jpg

Citat din: andreicucuruz din Iul 16, 2024, 05:10 PMFotografiile le scanez format tif și le păstrez în Google Photos. Pozele fizice, dacă sunt adunate ("preluate"  ;D ) din colecția familiei apropiate, rămân la păstrare în file transparente (acid-free), iar cele adunate de la familia extinsă sunt doar scanate și returnate.  :(

Cum procedați pentru etichetarea fotografiilor? Eu folosesc metadatele pentru facilitarea căutării după nume, locuri, date.
Tags photo 2.jpgtags photo.jpg
Și fac niște "overlayuri" ca să țin minte cine este în fotografii și pentru atașat în albume.
Tags photo 3.jpg
...dar procesul este destul de laborios.

Arată super! Cel puțin pentru pozele de grup importante - cred că merită efortul.

O metodă de etichetare întâlnită direct pe originale e clasica enumerare pe randuri, sus-jos, stânga-dreapta. Ar putea merge dacă abordarea e unitară.